четверг, 31 марта 2016 г.

Специальная вставка в Microsoft Excel 2010, Word 2010

Специальная вставка в Microsoft Excel 2010


Специальная вставка в Excel 2010 является полезным инструментом, когда нужно, например, скопировать или перенести результаты расчетов в другую ячейку/на другую старницу/в другую книгу. Если в ячейке, откуда нужно переносить данные, была введена формула, то при обычном копировании через «Копировать-Вставить» или переносе через «Вырезать-Вставить» перенесется в новое место именно сама формула, а не результаты расчета. При этом если формула содержит незафиксированные ссылки на другие ячейки, то при переносе ссылаться она будет уже на другие ячейки, соответственно измениться и результат. Избежать этого и перенести сам численный результат поможет специальная вставка. Однако начинающие пользователи могут не догадываться о существовании такой функции, а опытные, особенно привыкшие к Office 2003, не знают, где её искать в новом интерфейсе более поздних версий. Ниже будут даны объяснения где искать и как пользоваться специальной вставкой в Excel 2010.

Вначале необходимо выделить ячейку или ячейки, из которых нужно скопировать данные. Потом скопировать их любым удобным способом (нажатием Ctrl-C или выбором пункта «Копировать из меню»). После этого нужно выделить ячейку или ячейки, в которые будут вставляться данные. Далее на вкладке «Главная» нужно нажать стрелку вниз под пунктом меню «Вставить» и в появившемся меню выбрать пункт «Специальная вставка».
Специальная вставка Excel 2010

В появившемся меню выбрать нужный формат копируемых данных и нажать «Ок». Например, если нужно перенести только численное значение, то следует выбирать пункт «значения». Но как видно на скриншоте ниже, можно выбрать и множество других форматов, а также произвести некоторые операции с копируемым содержимым.
Специальная вставка Excel 2010

Специальная вставка в Microsoft Word 2010


В Word специальная вставка может помочь при копировании в документ таблиц или графиков из Excel. Если выполнять это действие при помощи обычного «Копировать-Вставить», то в Вордовский документ фактически вставиться вся Экселевская книга, хотя отображаться будет только выделенный при копировании фрагмент. Плюсом такого метода является то, что редактировать вставленный элемент можно по двойному щелчку мыши. В этом случае откроется Excel, где и можно будет произвести все необходимые манипуляции. Но минусом является слишком большой объем получившегося файла Word, т.к. он будет состять из объема собственно Вордовского документа и объемов всех вставленных в него книг Excel. Чтобы избежать подобного раздувания размера файла таблицы или графики следует вставлять через специальную вставку.
Сначала нужно выделить фрагмент, который необходимо скопировать, и скопировать его. Затем в Word установить курсор в то место, куда предполагается вставка элемента. Далее, аналогично описанному выше для Excel, на вкладке «Главная» нужно нажать стрелку вниз под пунктом меню «Вставить» и в появившемся меню выбрать пункт «Специальная вставка».
Специальная вставка Word 2010


В появившемся меню выбрать необходимый формат и нажать «Ок» (см. скриншот ниже). Я рекомендую для вставки графиков из Excel использовать формат «Метафайл Windows (EMF)», т.к. файлы такого формата занимают небольшой объем и удобны при дальнейшем редактировании средствами Word (например, обрезка, изменение размеров и т.д.).
Специальная вставка Word 2010